顧問溝通術(五):小地方大關鍵!肯定句或疑問句竟會影響溝通成敗?

楊荏傑

20161116

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2‭.‬ 肢體:避免習慣性的毛病。
是人都有壞習慣,抖腳、玩手、咬指甲、撥頭髮、握項鍊、摸臉頰、三七步、跳著說、上台站不正、台下坐不住…又或是講話的習慣如「嗯啊喔」、「然後然後」,語言癌的「針對贅詞的部份進行一個減少的動作。」,這些都是常見的慣性行為,也是檢討時最該注意的重點。習慣性的毛病不斷出現,除了會因肢體動作而透露出心思與情緒而對談判不利,也會被認為專業不足與用心不夠

語言上,聽起來無傷大雅的「然後…然後…」,就跟我們在職場上最討厭聽到的「但是…但是…」一樣,顯得不專業與態度不佳。談話時,我們都有意無意地從這些細節中判斷一個人的專業與經驗,不可不慎。

3‭.‬ 態度-沉穩(一):注意說話空檔的長短與說話的速度
有個笑話是這麼說的:
一個學生走進校長室,禮貌的打了招呼後,請教校長問題。
「校長,如何才能像您一樣睿智,展現智者的風範與穩重,而且講話總是在必要之處停頓,讓我們品嚐其中的韻味與哲思呢?」學生恭敬地問起。
「傻孩子!我不是睿智,我只是講話比較慢!另外,那不是哲思,是我想不起來後面啦!」

「I am not wise‭, ‬I just‭ ‬talk slowly‭.‬」這句老生常談說來容易,卻總在我們講到興起時破功。沉穩,謹記一個原則,「慢」。別以為慢讓我們顯得愚笨,事實上,說話時適當的停頓,能給對方時間思考、引起共鳴、更讓自己有時間整理思緒與選擇用詞遣字,避免不必要的誤會。同時,慢也能讓威嚴者更顯威嚴,讓莊重者更顯莊重,讓感動者更加感動。

假如你不知道如何開始練習,可以嘗試把每句話的連接詞去掉,例如「然後」、「嗯…」、「之後」、「後來」、「而且」…等,把講話的速度放慢,並且嘗試默念連接詞,停頓的時間就差不多剛剛好。

4‭.‬ 態度-沉穩(二):避免任何臆測以及不確定的語氣與詞句

「大概或者也許是,恐怕難說不見得,不然但是說不定,然後可能差不多。」這些連接詞通通不能講。邏輯清晰的人,聽到了臆測語氣,他們將懷疑你的專業;情感豐富的人,聽到了臆測語氣,他們將懷疑你的誠心。不確定的語氣,除了減損你的專業,還可能讓人誤解你的誠意,是以任何不確定的話語都不該說。

但,要怎麼表達尚未確認與決定的事情呢?一是「選項條列」、二是「數據支持」尚未決定的事項可以將選項條列說明,讓對方了解目前仍在選擇階段,而其後的數據支持則是選擇的根據或是尚未決定的原因,說明完畢後應提供具體的執行回覆日期。假如還有一些不確定的事情,心情上的不必講,事情上的,講出你打算怎麼做、何時回報、判斷方法為何,把臆測留給自己,把答案留給別人。

作為一名顧問,展現內在的思考分析與產業專業外,與人溝通時要讓客戶暢所欲言,而說話演講時的小細節更是重要,透過檢查清單的協助,可以讓我們的技巧在每次溝通與會議後更加精進,也讓我們的提案與團隊脫穎而出。

下期將繼續跟大家分享溝通的自我檢查清單的後半部,提醒我們展現親切以及讓情緒在溝通的過程中,不僅有正向的效果,更讓效果最大化。也請大家先思考看看後半部的檢查清單,為何在我們提出對自己的陳述時應該用肯定句?提到別人時用疑問句難道不會有質疑別人的感覺嗎?思考一下,會讓我們對於溝通的掌握度更高!

本文未完,下篇待續!

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