顧問的溝通心法(七):氣氛、時機、人員組合,三個小細節為會面大加分!

楊荏傑

20161219

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2.時機

除了方便外,你應該同時幫與會者考量,「為什麼這個時機適合見面?」、「見面後能夠進一步做些什麼?」多考慮這兩個問題不僅可以讓與會者更輕鬆,也可以讓會議目標更具體的實踐,也讓下次的會議得以發生。古人所云的人生四喜:久旱逢甘霖、他鄉遇故知、洞房花燭夜、金榜題名時,無一不與時機有關。挑選見面時機,絕對不只是把行事曆還剩下的洞”挑出來塞滿,而是要看該時間點的附加效果以及下一步行動而定。小的時機譬如一天中的行程,下班前的期待、剛上班的精神、宵夜時的放鬆、午餐後的鬆懈等,都會影響我們的決策,大的時機包含會議與會議、專案與專案、淡旺季節以及資源配置規劃與下一步目標的綜合考量。

3.人員組合

「能不能幫忙做球?」、「會不會不懂裝懂?」、「是否要利益迴避?」、「幫忙做面子的效果?」面對多位與會者時,應考慮與會者彼此的關係是否對會議內容與決議有所影響。一起開會的是與會者的主管、同儕、下屬,又或是一個放鬆的場合,邀請同事的家人、朋友、甚至是情人伴侶一同參與,對於會議的走向會有非常大的差異。有主管、前輩、長官在,做事說話難免施展不開,同儕下屬作陪也會有利益迴避或是分配任務的問題,乃至家人朋友伴侶戀人,都會有更多的角色重疊帶來的影響,善用就是機會,誤用就是危機。相信大家周遭都有這樣的一種人,平常單獨跟你相處的時候脾氣好、乖乖牌,一有外人在卻突然開始耍流氓、裝老大,事事都想出意見(家人親戚中通常都…)。與會者間的關係會對會議方向有很大的影響,不可不慎。

以上,分享了讓會面、簡報、會議更加分的三個小細節,在競爭的商業環境中,這些細節會讓我們脫穎而出,但也別忘了見面時,對內容的熟悉、專業的認識、真誠的態度以及從對方的角度出發仍然是基本,可千萬別本末倒置了。

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