待辦事項永無止境?重要計畫一直無法完成,是因沒想清楚「完成」的樣貌

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20220122

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本文節錄自《努力,但不費力》一書,作者葛瑞格.麥基昂Greg McKeown,由天下文化提供,未經同意請勿任意轉載!

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文/葛瑞格.麥基昂Greg McKeown

界定「完成」是什麼樣子 

四百年前,瑞典周邊國家的海軍勢力與日俱增,國王古斯塔夫二世(Gustav II)為了保護自己的子民,認為瑞典的海軍艦隊迫切需要升級。他一心想建造一艘超大型軍艦,找到知名造船商亨利克.海伯森(Henrik Hybertsson),委託他建造後來被命名為瓦薩號(Vasa)的軍艦。 

古斯塔夫國王把這項造艦計畫看得十分重要,撥出一大片坐擁一千棵大樹的森林,做為木材的來源,甚至還打開皇室的金庫。他向海伯森保證,只要計畫能圓滿完成,預算幾乎沒有上限。 

可惜的是,國王對最後完成的軍艦應該是什麼樣子,心中並沒有清楚的想法。更確切地說,他對最終成品的想法改來改去。起初,這艘軍艦的長度預計是33公尺,甲板上會有32口大砲。後來,即使木材已經按照原始規格裁切,國王還是要求船身長度改為37公尺。但海伯森的團隊還沒來得及做出必要的調整,國王又改變主意了。這次,他要求船身得41公尺長才夠,大砲的規格也要改,原本一排32口大砲,現在改為「36口大砲,分成兩排,再加上12口小型大砲、48 口迫擊砲,以及10口其他小口徑武器」。 

大約400名造船工人為此大費周章。然而,就在他們接近完工的時候,國王再一次改變主意,要求甲板上要有64口大砲。據說,這個消息對海伯森造成太大壓力,竟使他心臟病發作,最後與世長辭。 

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海伯森死後,沒完沒了的計畫持續進行,改由他的助手海因.雅各森(Hein Jacobsson)負責監工。計畫的預算不斷增加,工人投入更多勞力,國王繼續改變最終目標,甚至要求在船身側面、舷牆和艉板加上約700個華麗雕飾,不但對軍艦來說毫無必要,而且要花一群專業雕塑家兩年多的時間才有可能完成。 

1628年8月10日,瓦薩號終於駛離斯德哥爾摩港口展開處女航,當時這艘船艦還沒正式完工,也尚未經過適當的測試以確保它能在公海的條件下生存。與此同時,國王還有閒情安排慶功儀式,施放煙火,請來外交使節,排場盛大:「船駛離港口的時候,砲門打開,砲口向外,以便發射禮砲向岸上的達官貴人致敬。」 

突然間,一陣風鼓滿船帆,瓦薩號這艘龐然大物嚴重傾斜。大砲跌入海中,水從砲門灌進來。儘管船員費了九牛二虎之力搶救,水幾乎是瞬間淹進艦砲甲板和船艙,使船身更加不穩。很不幸地,瓦薩號只花了50分鐘就完全沉沒,還帶走船上53條性命,而此時瓦薩號出海才不到1,300公尺。 

就這樣,瑞典歷史上最昂貴的軍艦計畫只航行了不到1海里,就沉入大海,這一切都是因為國王不斷重新界定「完成」的樣貌,導致計畫很難以安全的方式實現。 

如果你想讓某件事難以完成,只要把目標盡量弄得模糊不清,事情就絕沒有完成的可能性。因為從本質上來說,一個沒有明確終點的計畫是永遠不可能完成的。你可以不斷花時間原地踏步,可以持續調整改進,可以決定放棄(最後通常會),不管做什麼,要完成一個重要的計畫,一定要明確界定「完成」的樣貌。 

這個道理好像很明顯,但不妨想想你正在進行的大部分重要計畫,對於計畫完成的樣貌,你心中究竟有沒有清楚的想法? 

小微調的大代價 

有時候,重要計畫之所以一直無法完成,是因為我們永無止境地微調再微調,不斷折騰。舉例來說,我的編輯曾經收到某位經紀人寄來一份新書大綱,讀後覺得十分精采。第二天,經紀人寄來更新的版本,並在電子郵件中說:「作者做了一些修改。」她讀了更新版本,感覺上差不多。兩天後,她又收到另一個版本,跟第一版比起來反而沒那麼優美,但作者就是無法停止調整書稿。 

不論我們是在寫新書大綱、為客戶準備一份演講稿、打造一艘軍艦,還是做任何其他事情,小調整一開始確實可以使事情有顯著的改進。但到了某個點上,報酬遞減法則開始發揮作用,付出的努力就會超越事情的進展。對我來說,「完成」的定義就是投入的努力開始大於產出之前的那個點。 

要避免付出時間和努力換來的報酬遞減,務必明確界定事情「完成」的樣貌,做到之後,就該馬上歇手。 

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給自己1 分鐘想清楚 

每個人都有想要實現的重要計畫,卻經常發現自己一直在浪費時間原地踏步,計畫始終到不了終點線,完成之日遙遙無期。解決之道往往很簡單,只要決定「越過終點線」實際上會是什麼情形就可以了。 

釐清「完成」是什麼樣子,不但能幫助你實現計畫,還可以促使你著手去做。很多時候,我們不斷拖延或遲遲無法踏出計畫的第一步,是因為心中沒有明確的終點線。一旦你能界定「完成」是什麼樣子,顯意識和潛意識就會接收到清楚的指示,各就各位,你就可以起步邁向那道終點線了。 

◆模糊的目標 

◆「完成」的樣貌 

減肥 →

我低頭看體重計的時候,會看到80(公斤)這個數字 

多走路 

計步器連續14 天顯示我每天走1萬步 

多讀幾本書  

在我的電子書閱讀器上,

《戰爭與和平》(War and Peace)的閱讀狀態顯示為「完成」 

交出大報告 

打完長達12 頁、包含許多具體示例和可行建議的報告,

並能想像客戶看了會說:「太棒了!」 

推出新產品 

找到10 位測試版用戶試用新應用程式一星期,並給予意見回饋 

完成一集Podcast 

Podcast 完成錄音並上傳檔案 

不可思議的是,只要肯花1分鐘專心想一想,一切就會顯得清晰無比。舉例來說,當你必須達成一項重要計畫,花60秒鐘閉上眼睛,在腦海中想像計畫完成、把它從待辦事項清單槓掉會是什麼情形:「把客戶提出的疑問全都處理完畢,並且從頭檢查一遍。」只要心無旁騖的1分鐘,就可以釐清「完成」是什麼樣子。 

釐清你想要的成果是什麼,再沒有什麼比這更能讓人專注了。你所有的資源都會各就各位,合力去實現這個成果。 

列出「今日完成」清單 

「完成」這個概念並不總是適用於個別任務或計畫。我們都曾經看著彷彿永無止境的「待辦事項」清單,心頭壓力山大—通常隨著一天結束,清單會變得比一天開始時還要長,簡直就像一場贏不了的戰爭。那麼,我們要怎麼知道一天的工作已經「完成」了呢?我和安娜喜歡列一張「今日完成」清單。 

今日完成清單要列的,不是理論上可以在當天完成的事情,也不是我們主觀上希望完成的每一件事。這些事情鐵定遠遠超出實際可運用的有限時間。而我們的今日完成清單列出的,是能帶來有意義和重要進展的事情。在列這份清單的時候,有一個檢驗方法是,想像某項工作完成時你會有什麼感覺,問自己:「我如果能完成清單上的每件事,這天結束時我會感到滿意嗎?還有沒有什麼其他重要任務是如果沒做,我會整晚於心不安的?」第二個問題你如果回答有,這項任務就應該列入「今日完成」清單中。 

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