花公司的錢就該爽爽花?Netfilx的「零規則」是如何實踐在公用支出上

大數聚

20201128

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本文節錄自【零規則:高人才密度x完全透明x最低管控,首度完整直擊Netflix圈粉全球的關鍵祕密】一書,作者里德‧海斯汀(Reed Hastings)、艾琳‧梅爾(Erin Meyer),由天下雜誌提供,未經同意請勿任意轉載!  

Cover Image Source:NETFLIX TECHBLOG

里德‧海斯汀、艾琳‧梅爾

廢除差旅和費用規定 

1995 年,Netflix 還未創立,Pure Software 的業務總監葛蘭特面紅耳赤衝進我的辦公室,大力甩上門。我們的員工手冊上寫著:拜訪客戶可以租車或搭計程車,但不能兩者同時。「我租了車!到客戶公司車程要兩小時!計程車資會很貴,所以我選擇租車。」葛蘭特解釋。「但是其中一天晚上,有許多客戶會參加的一個活動,離我下榻的飯店只要十五分鐘。我知道聚會大家都會喝酒,所以搭計程車去。結果現在財務說,十五美元的計程車資不能報帳,因為我有租車。」葛蘭特很氣這種不知變通的規定。「你難道寧可我酒駕嗎?」我和派蒂花了一個小時商量該怎麼改寫員工手冊,以因應未來的突發狀況。

幾個月後,葛蘭特辭職了。「看到高階主管都是怎麼浪費時間的,我對公司失去了信心,」他在離職面談的時候說。

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葛蘭特是對的。到了Netflix,我不想再有任何人浪費時間在商量這種事。我也不希望公司的人才覺得有這些愚蠢的規定妨礙他們活用頭腦,做最好的選擇。層層規定很明顯會扼殺一個追求創新的職場必備的創意環境。

Netflix 早期就像所有新創公司,沒有明文規定員工出差時,誰能花多少錢、住什麼等級的飯店,因為公司小,每一筆重要花費都有人會看到。員工可以自由採購需要的物品,要是花費太多,總有人會發現與提醒。


花公司的錢,就像花自己的錢

但到了2004 年,公司上市已經兩年。多數企業在這時候漸漸已擬定了許多規則。我們的財務長巴瑞給我一份檔案,列出新的費用報銷和差旅規定的提案,基本上就是多數中型到大型企業會使用的規則,內容寫得很細:哪個級別的主管可以搭商務艙、員工添購辦公室用品在多少金額以下不必另行核准、購買新電腦等較昂貴設備需要哪些人簽名。

 

我們才剛廢除休假規定,有鑑於這項措施產生的影響,我堅決反對再制訂任何新的規定。我們已經證明,只要有好的員工,管理階層以身作則,再加上充分的溝通,不用那麼多規定,大家也能運作得很好。巴瑞同意,但也不忘提醒我,我們必須給予充分資訊,才能協助員工了解如何審慎花用公司的錢。

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我在舊金山半月灣召開會議,討論如何在無規定的情況下,給予員工費用支出的原則。我們看了一系列案例,有些分際很清楚,例如員工若用聯邦快遞寄耶誕禮物給親戚,自然不應該向Netflix 報帳。但我們很快發現不少模稜兩可的情況。


假如泰德為公事到好萊塢參加派對,買了一盒巧克力送給派對主人,他可以報帳嗎?假如萊絲莉每週三在家工作,她的印表機使用的紙張算不算工作上的花費?如果她女兒也用同一疊紙印學校報告呢?

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只有一種情況我們一致認同,就是如果有員工盜用公司財產,就應該解雇。但就在這時,一位名叫克蘿伊的主管發言:「我星期一盜用公司財產了。我為了完成一個案子加班到晚上十一點,來不及替孩子準備隔天的早餐,所以我從茶水間拿了四盒迷你穀片。」好吧,聽起來也合情合理。這個例子只是更加突顯為什麼規則和政策總是無法照顧到所有情況。現實生活有太多細微的差異,政策再怎麼縝密也追不上。


我於是建議,我們以後只要求大家節約用錢。員工添購任何東西以前應該審慎考慮,就像花自己的錢一樣。我們寫下第一條花費原則:

“ 花公司的錢,就像在花自己的錢 ”

我很滿意。我自己花錢向來節儉,用公司的錢也很節儉,我以為別人也會和我一樣。但結果證明,不是每個人都那麼吝嗇,每個人的用錢習慣天差地遠,也因此產生許多問題。其中一個例子來自當時的財務副總裁大衛.威爾斯(David Wells)。2004 年, 我們正在討論這個議題時,大衛加入Netflix 團隊,從2010 年到2019 年都是我們的財務長。

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更簡單的規定

我在維吉尼亞州的農場長大。從我們家要走一英里才有泥土小徑,位置非常偏僻。我家周圍是兩百英畝的樹林空地,我和我的狗星星整天在林子裡追昆蟲、拋樹枝。

我不是含金湯匙出生的人,也沒有奢侈的習慣。聽到里德說,把出差當成是在花自己的錢時,對我來說就代表搭經濟艙、住便宜的旅館。我是管財務的人,這麼做在財務上也比較合理。


推行新政策一陣子後,我們在墨西哥有一場主管會議。我上了飛機,往後段的經濟艙走去,忽然看到Netflix 內容團隊的人全都坐在頭等艙,換上舒適的機上拖鞋翹腳放鬆。頭等艙座位那麼貴,何況洛杉磯飛往墨西哥市只有幾個鐘頭。我走過去打招呼,有幾個人看起來很尷尬。但重點來了,他們不是因為坐頭等艙而感到尷尬,而是替我覺得困窘─堂堂公司高階主管,竟然跑去後面坐經濟艙!

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我們很快發現,「花公司的錢,就像在花自己的錢」不是我們真正希望員工展現的行為。公司裡一位薪資優渥的副總拉爾斯就曾開玩笑說,他因為享受奢侈生活,只好甘心當月光族。伴隨這種生活方式而來的花費,不是我們期望的結果。 所以我們把費用和差旅規定改得更簡單。直到今天,全公司的差旅和費用規定依然只有這幾個簡單的字:

“ 以Netflix 的最大利益為考量 ”

如此一來,運作順暢多了。內容團隊全體從洛杉磯搭商務艙飛墨西哥,不符合Netflix 的最大利益,但如果你必須從洛杉磯搭紅眼班機飛往紐約,隔天一早就要報告,這時搭商務艙才符合Netflix 的最大利益,以免你在重要關頭卻帶著黑眼圈,說話含糊不清。


不花自己的錢,買對你跟你的工作都有益的東西,還有比這更誘人的事嗎?

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想想以下的可能性。你出差去泰國拜訪同事、開幾個會。曼谷的天氣宜人,泰式按摩舒服得不得了。你可以順便換掉上次出差時輪子壞掉的行李箱─ Tumi 牌的行李箱多貴啊!當然,公司通常不會幫忙出行李箱的錢,但你的行李箱很明顯是在出差時壞掉的,所以理由正當。


另一方面,假如你是公司老闆,同一條簡單原則有可能害你焦慮到全身起紅疹。放任員工隨意花公司的錢到處亂跑,不須經過核准?代價肯定很高昂,甚至可能把公司推向破產。當然也不乏誠實又節儉的人,但絕大多數人會想盡方法最大化自己的利益。

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這不只是個人悲觀的預感。研究顯示,遠超過半數的人並不介意鑽組織漏洞為自己謀取更多好處,只要他們覺得不會被抓到。奧地利林茲大學研究員普拉克納(Gerald Pruckner)和維也納大學經濟學系教授索格盧伯(Rupert Sausgruber)設計了一項研究,想知道一般人在這一類情境下有何反應。他們把報紙放在盒子中販售,沒有店員看顧,盒子上有標價,路人拿走一份報紙,應該往投幣孔投入相應的金額,一旁有告示提醒大家做人要誠實。結果約有三分之二的人拿走報紙卻沒付錢,不誠實的人很多。相信你的員工都是那三分之一的老實人,未免太天真了。

 

這些故事聽來誘人又駭人,但Netflix 的花費實況卻和報紙實驗大相逕庭,既不如你想像中隨意大手筆,也沒有那麼可怕。因為他們前有溝通,後有檢查。員工是有很大的自由可以自行決定如何花費公款,但很顯然並非毫無條件。

 

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