唐鳳愛用就適合我嗎?職人最愛的「番茄鐘工作法」其實不見得適合每個人

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20200309

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Image Source:翻攝自 維基百科 By daisuke1230

文/朱庭儀

武漢肺炎疫情各地延燒,在日、韓、義等國疫情接連爆發後,台灣防疫效果在國際間漸受矚目。近日被日媒封為「IQ180台灣天才IT大臣」的唐鳳與民間合作研發「藥局版口罩地圖」,利用人工智慧和大數據技術,讓民眾能在線上及時檢視藥局口罩存貨狀況,非常便民。

Image Source:Leaflet map with 藥局資料

而如今疫情肆虐,唐鳳的「遠距辦公」也引發討論,不在辦公室和同事一起工作的話,時間規畫該如何安排?在接受《商周》採訪時,唐鳳表示,他辦公時都使用番茄鐘工作法,讓工作和休息時間保有彈性。究竟什麼是番茄鐘?為什麼會成為唐鳳愛用時間規畫方式呢?本文將統整番茄中工作法的箇中奧秘,一篇介紹給你。


職人愛用的時間管理方式——番茄鐘工作法

番茄鐘工作法是由義大利人弗朗切斯科・奇里洛(Francesco Cirillo)發明,由於弗朗切斯科在發明這個工作法時,剛好用了番茄形狀的時鐘才得名,從沒使用過這個工作法的人,可以先用手機計時或下載APP幫助你。

Image Source:Wikipedia

首先,以「25分鐘」為一個基準,這25分鐘內要專心、專注的在一件工作上,一次只做一件事。這25分鐘內不僅不能分心,還要把所有手機通知、視窗通通關閉。25分鐘一到,休息5分鐘。就像外國人說的「Work hard play hard」,工作時認真工作,休息時認真休息,這就是番茄鐘工作法的核心要點。習慣這樣的模式後,嘗試循環4到5次,生理和心理便會習慣這種時間設定,上手後還可以刺激學習及工作效率提升


誰需要這個工作法?

有個理論叫做「21天效應」,如果一個人的思考或行為重複21天,就會形成一組習慣。現代人講求效率卻往往忽略了壞習慣帶來的負面影響,不少人想學機器「多工」,打電腦的時候講電話、處理email時開著臉書視窗;也有人習慣性在工作時發呆放空,等到最後一刻才開始處理事情,或者落入習慣性拖延泥淖。若你在工作時也常出現上述狀況,番茄鐘工作法正是能幫助你提升效率的好工具!

Image Source:Unsplash

多工處理效率不僅低,出錯率也高;不斷慣性拖延到最後,什麼事也辦不好,與其努力改變壞習慣,不如找個新的好習慣取代它,同時利用「番茄鐘工作法」加強時間管理,訓練自己像軍人一樣,在對的時間把效率提升到最高。習慣這樣的工作法後,不僅更能專注在工作上,還能減低時間流逝帶來的壓力。


為什麼需要這個工作法?

番茄鐘工作法以30分鐘為一個單位,強調工作和休息的平衡。建議首次嘗試的人可以在開始前擬定一個「計畫表」,將一整天的代辦事項分割放入25分鐘工作區間。這樣工作時便能全心投入,不會因為不知道要做什麼而浪費時間影響效益。

認真休息的那5分鐘,盡量不要做太複雜的事,以免大腦分心,讓下一個25分鐘無法完全發揮能力。建議休息時可以藉由聽音樂、與同事聊天、上廁所喝水等簡單行為,讓自己抽離工作,心理上會因為得到鼓勵而放鬆,身體也會因為有過休息,而可以繼續挑戰。

Image Source:Unsplash

一個時段做一件事情,第一項工作完成後,便可以爽快的劃掉,然後進行下一個項目。此工作法雖然不適用於各行各業,不過仍然是個很好用的時間管理法。完成一天的工作後,透過紀錄來反省今天的工作模式是否需要改進,手機上也有不少APP推薦。現在肺炎病毒弄的人心惶惶、心力交瘁,每個工作後的休息都變得相當重要,休息完後才能繼續努力。



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