顧問的溝通心法(七):氣氛、時機、人員組合,三個小細節為會面大加分!

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優良的溝通,除了講者的判斷、口才、專業、態度需要不斷練習外,外在環境控制、時機掌握也值得我們關注,在介紹了溝通能力、說話方式、內容選擇、口氣與肢體動作的練習方式後,我們進一步整理現場環境與時機掌握的注意事項,看看除了我們自身長期累積與練習的能力外,還有哪些小地方可以讓我們更加分,讓談判的成功率有效提昇。

高效能的演說、簡報、溝通、談判,除了切實掌握內容以及聽者的背景、需求外,也有許多的細節可能影響當天溝通的結果,譬如聽講的環境是在咖啡廳、會議室、辦公室、教室等,又或是時機挑在午餐後、下班前,氣氛輕鬆還是嚴肅;別小看這些小細節,在高度競爭的商業環境中,就是這一次又一次的小心思會讓你脫穎而出,可能因此拿到訂單,也可能逐步打造長久的合作夥伴關係。當然,也千萬別本末倒置,我們的溝通、說服、簡報、談判過程,仍然應注意最根本的基礎能力如:真誠、從對方需求出發、重視事實與數據、引導對方評估自身狀況與需求而非自說自話而在完成態度、內容、說話方式的調整後,以下便是我們整理過的一些重要細節。

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1.氣氛

氣氛與情緒相互影響,也因此影響了談判與簡報內容的接受程度、容忍度、變動程度等,會面前,應盡可能了解與會人的情緒、會前會後的行程(譬如週一上午的主管會議過後就…)、近期其他專案的狀況(大專案、沒案子、淡旺季、連假前…)。我們可以輕易的想像一位談判者在會議之前若是接到家人的電話,並隨之而來一陣爭執,但隨著會議時間將至,悻悻然掛了電話後便開始了今天的會議;在這樣的情境裡,與談人可能急於結束會議,也可能因為情緒造成容忍度、開放性降低,難以接受創新的解決方案,甚至可能遷怒到會議主題與對象。

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楊荏傑

楊荏傑,管理學博士,從哲學、國際關係、科技管理跨領域念到社群行銷;曾負責澳洲最大廣播級影音系統,與全台最大居家照顧管理系統。獲選TNL未來大人物、聯合報、玉山科技、TEDx等講者。現為管理顧問、專欄作者、講師。

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