數據、圖表多,不等於好簡報!麥肯錫說服全球頂尖企業的絕招只用了7張投影片!

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很多人在簡報時,會在投影片放入大量的圖表與數據,企圖強化說服力,但是,但是,聽眾看完之後所掌握到的「重點」還是很零碎,每個人的理解可能也和報告者想傳達的概念相去甚遠,為什麼會出現這樣的狀況?

歷任麥肯錫管理顧問公司(Mckinsey & Company)、JP摩根銀行(J.P. Morgan & Company)東京和紐約分行的高杉尚孝指出,這是因為簡報缺乏清楚易懂的整體架構,當資訊、敘事軸線太多,就不容易讓人掌握簡報真正的重點。

他在《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》書中分享,簡報的基本原則就是先闡述最想傳達的事情(結論),然後再說明理由,用來佐證結論,所以,麥肯錫顧問會採用金字塔結構當作簡報整體架構。

麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧1

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高杉指出,簡報主旨應該在第二張投影片(第一張是封面)說明清楚,第三張表明此次簡報最想傳達的訊息,然後第四、五、六張列出支持這個訊息的關鍵理由。第七張投影片再次提出結論,總結簡報主旨,加強聽眾記憶。因此,麥肯錫的簡報內容通常不超過七頁。

除了整體架構之外,每一頁的版面設計也要能協助聽眾理解訊息。高杉將一頁簡報分成3個區塊來說明。

麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧2

(image source:managertoday)

每頁最上方的「標題訊息」功能是表達本頁主張,撰寫時,最好是以2行以內的句子來表達。

有些人會將標題寫成「提高雙方滿意度,將談判視為包套交易」,但是作者建議,改成「為了提高雙方滿意度,可將談判視為包套交易」,有了連結詞,聽眾更容易在第一時間掌握前後文的層次關係。

頁面中央的「主題」是用來定義標題的內文,最好使用名詞句(~的~),字數在10個字以內,例如「今日的重點」、「制度修正的實際狀況」。

頁面最下方的「佐證訊息」最好用句子表達,很多人習慣只列出關鍵字,但是這麼做,不容易傳達正確的邏輯,而且前後訊息之間出現斷層,不利於聽眾記憶。

例如,有人會將3項佐證訊息依序寫成「1.人未必會想要和他人一樣的東西」「2.可以把談判視為具備多種要素的包套交易」「3.可提升滿意度」,但是作者認為,即使是條列式文字,仍然需要加入連接詞,把各個訊息串聯成完整的意思。如果是他,會把這3點改成「1.人未必會想要和他人一樣的東西「2.因此,可以把談判視為具備多種要素的包套交易」「3.這種做法可提升滿意度」,幫助聽眾一聽就懂。

除了文字之外,一張投影片裡往往需要同時放入圖表與文字,但是,如果圖表位置不定,一下子在頁面上方、一下子在頁面右方,整場簡報下來,很容易擾亂聽眾的視覺焦點。因此,麥肯錫顧問會統一將圖表放左邊,文字放右邊,因為人們的視線習慣從左移動到右,如果聽眾先看到圖表,可以給右腦一個直覺的印象,再看文字時,就會在左腦形成邏輯。

麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧3

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麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧4

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本文出自《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》,轉載自經理人MANAGER today

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